Проведение деловых совещаний: советы профессионалов.

При поддержке «Семейного образовательного портала» на seportal.ru

Современное управление немыслимо без собраний. Проведение деловых совещаний является эффективным информативным и управленческим рычагом, если пользоваться им правильно. Из большинства совещаний, которые проводятся в организациях, большинство можно считать лишь пустой тратой времени. Ниже мы приведем советы успешных руководителей, которые смогли сделать коллективные встречи с сотрудниками полезными и результативными.

1. Тщательно готовьте проведение совещаний. Продумывайте его состав заранее и приглашайте только тех участников, от кого зависит принятие и реализация решений повестки дня. Заранее подготовьте место для его проведения и проверьте работоспособность оборудования. Также продумайте повестку встречи и постарайтесь вписать ее в регламент от 30 минут до 2 часов.

2. Соблюдайте продуманный регламент. Не ждите опоздавших — начинайте всегда вовремя и с простых задач. Серьезные вопросы обсуждайте 2 или 3 номером. Давайте возможность каждому из участников высказать свое мнение. Подводите итоги обсуждения, еще раз проговаривайте решения. Ведите протокол.

3. Нарушителям регламента — дополнительная работа. Это особенно касается любителей опаздывать. Дайте опоздавшему задание на время собрания, например, вести протокол, а о причинах опоздания спросите уже позднее, когда все участники собрания разойдутся.

4. Критику — особое внимание. Если кто-то из участников постоянно критикует других участников, спрашивайте его о том, что же он сам может предложить по обсуждаемому вопросу и чем может обосновать свою идею.

5. Посторонние дела на совещании. Попросите такого человека высказаться по обсуждаемому вопросу, скажите, что вам важно именно его мнение. А вот правила поведения на совещании с ним лучше обсуждать наедине в перерыве или после окончания мероприятия.

6. Доминирующая позиция. Чем больше участник пытается доминировать в дискуссии, тем ближе к нему нужно подходить. Можно поблагодарить его за высказывание и попросить высказаться другого участника собрания. Можно также попросить его поменяться ролями с другим, более молчаливым коллегой.

7. Перебивающие разговор коллеги. Попросите такого участника дать договорить другому сотруднику. Можно заранее, до совещания, признать авторитет говорливого коллеги и попросить его не перебивать других участников собрания. О том, как избежать конфликтов на работе, читайте по ссылке.

Следите за ходом совещания. Наблюдайте, чтобы все участники были вовлечены в диалог.
Дайте понять, что вы цените их мнения. Периодически шутите — шутки снимают напряжение и помогают вызвать доверие.